Definisi
Di lingkungan profesional, bahasa Inggris tidak bersifat monolitik. Ada dua tingkat keformalan yang paling umum digunakan:
- Formal: bahasa yang sangat terstruktur, menggunakan tata bahasa baku, pilihan kata resmi, dan menghindari kontraksi atau slang.
- Semi formal: masih sopan dan profesional, namun lebih fleksibel. Memungkinkan penggunaan kontraksi ringan, kata ganti pribadi, dan gaya yang lebih bersahabat.
Kedua gaya ini dipilih berdasarkan konteks, audiens, dan tujuan komunikasi.
Ciri ciri Bahasa Inggris Formal
- Penggunaan kalimat lengkap dengan subjek predikat objek yang jelas.
- Hindari kontraksi (misalnya do not, bukan don t).
- Kosa kata resmi: request, inquiry, regarding, as per.
- Penutup surat atau email biasanya dengan Sincerely,, Best regards, atau Yours faithfully,.
- Penggunaan gelar atau jabatan lengkap (Mr., Ms., Dr., Manager, Director).
Ciri ciri Bahasa Inggris Semi Formal
- Masih memperhatikan tata bahasa, namun dapat memakai kontraksi (e.g., isn t, we ll).
- Kata ganti pribadi (you, we) sering muncul.
- Kosa kata lebih santai: let s, quick question, thanks in advance.
- Penutup biasanya Thanks, atau Best,.
- Bisa menyisipkan sedikit humor atau komentar ringan bila hubungan kerja sudah akrab.
Contoh Kalimat dalam Situasi yang Sama
Formal (email ke klien baru)
Dear Mr. Smith,
I am writing to inquire about the possibility of scheduling a meeting to discuss the upcoming project proposal. Please let me know your available dates and times at your earliest convenience.
Thank you for your attention to this matter.
Sincerely,
Anna Wijaya
Business Development Manager
Dear Mr. Smith,
I am writing to inquire about the possibility of scheduling a meeting to discuss the upcoming project proposal. Please let me know your available dates and times at your earliest convenience.
Thank you for your attention to this matter.
Sincerely,
Anna Wijaya
Business Development Manager
Semi formal (email ke rekan kerja yang sudah dikenal)
Hi John,
Could we set up a quick chat next week to go over the new project brief? Let me know when you re free.
Thanks!
Anna
Hi John,
Could we set up a quick chat next week to go over the new project brief? Let me know when you re free.
Thanks!
Anna
Tips Memilih Tingkat Keformalan
- Kenali audiens. Jika penerima adalah atasan, klien luar negeri, atau pihak resmi, gunakan bahasa formal.
- Perhatikan konteks. Laporan resmi, proposal, atau dokumen hukum memerlukan formalitas tinggi.
- Gunakan semi formal untuk internal. Komunikasi sehari hari antar tim, update singkat, atau pengingat dapat memakai gaya semi formal.
- Jaga konsistensi. Setelah memilih tingkat keformalan, terapkan secara konsisten dalam satu pesan.
- Perhatikan budaya perusahaan. Beberapa perusahaan mengadopsi gaya yang lebih santai, sementara yang lain menekankan formalitas.
Latihan menulis email dalam kedua gaya akan membantu Anda mengembangkan insting yang tepat untuk setiap situasi.