Frasa Bahasa Inggris untuk Tim Purchasing

Pembukaan & Pengantar

Berikut adalah kumpulan frasa umum yang sering dipakai oleh tim purchasing dalam berkomunikasi dengan pemasok, departemen lain, atau manajemen. Gunakan frasa frasa ini sebagai dasar percakapan formal maupun informal.

• We would like to inquire about Kami ingin menanyakan tentang
• Could you please provide a quotation for ? Bisakah Anda memberikan penawaran harga untuk ?
• We are interested in placing an order for Kami tertarik untuk melakukan pemesanan
• Thank you for your prompt response. Terima kasih atas respons cepat Anda.

Negosiasi Harga

Negosiasi harga merupakan bagian penting dalam pekerjaan purchasing. Frasa berikut membantu mengekspresikan keinginan mendapatkan harga terbaik tanpa terkesan agresif.

• Is there any possibility of a discount for bulk orders? Apakah ada kemungkinan diskon untuk pemesanan dalam jumlah besar?
• We would appreciate a more competitive price. Kami akan menghargai harga yang lebih kompetitif.
• Can you match the price offered by our other supplier? Bisakah Anda menyesuaikan harga yang ditawarkan oleh pemasok lain?
• Would you be willing to extend the payment terms? Apakah Anda bersedia memperpanjang syarat pembayaran?

Meminta Spesifikasi & Dokumen

Sering kali Anda memerlukan data teknis atau dokumen pendukung sebelum memutuskan pembelian.

• Could you send us the product specification sheet? Dapatkah Anda mengirimkan lembar spesifikasi produk?
• We need the latest catalogue and price list. Kami membutuhkan katalog terbaru beserta daftar harga.
• Please provide the safety data sheet (SDS). Mohon lampirkan lembar data keselamatan (SDS).
• Do you have any certifications or compliance documents? Apakah Anda memiliki sertifikasi atau dokumen kepatuhan?

Konfirmasi Order

Setelah harga dan spesifikasi disepakati, konfirmasi order harus jelas dan lengkap.

• We would like to place an order for the following items Kami ingin melakukan pemesanan untuk barang berikut
• Please confirm the delivery schedule. Mohon konfirmasi jadwal pengiriman.
• The total order value is USD, payable within days. Total nilai order sebesar USD, dibayar dalam hari.
• Kindly acknowledge receipt of this purchase order. Mohon konfirmasi penerimaan purchase order ini.

Menangani Permasalahan Pengiriman

Jika terjadi keterlambatan atau masalah logistik, gunakan frasa berikut untuk mengkomunikasikan isu dan mencari solusi.

• We have noticed a delay in the shipment. Kami memperhatikan adanya keterlambatan pada pengiriman.
• Could you update us on the current status of the order? Dapatkah Anda memberi update status terkini dari pesanan?
• We require an alternative solution to meet our deadline. Kami memerlukan solusi alternatif untuk memenuhi batas waktu kami.
• Please advise on the cause of the discrepancy. Mohon beri penjelasan mengenai penyebab perbedaan tersebut.

Evaluasi dan Feedback

Setelah transaksi selesai, memberi umpan balik membantu memperkuat hubungan dengan pemasok.

• We are satisfied with the quality of the products. Kami puas dengan kualitas produk.
• Thank you for meeting our delivery deadline. Terima kasih telah memenuhi batas waktu pengiriman.
• We would like to discuss improvement points for future orders. Kami ingin membahas poin poin perbaikan untuk pemesanan selanjutnya.
• Looking forward to continued cooperation. Kami menantikan kerja sama yang berkelanjutan.

Contoh Percakapan

Tips Menggunakan Bahasa Inggris dalam Tim Purchasing

• Gunakan bahasa yang jelas dan singkat; hindari kalimat berbelit.
• Selalu sertakan nomor referensi (PO number, RFQ number) dalam setiap korespondensi.
• Periksa tata bahasa dan ejaan sebelum mengirim email penting.
• Berikan deadline yang realistis dan cantumkan zona waktu bila berkomunikasi lintas negara.
• Simak respons pemasok secara detail; catat poin penting dalam sistem tracking internal.